วงจรบัญชี (Accounting cycle) คือกระบวนการบันทึกข้อมูลเพื่อจัดทำงบการเงิน ประกอบด้วย 8 ขั้นตอน
1. วิเคราะห์รายการค้า
คือการพิจารณากิจการทางธุรกิจที่เกิดขึ้น ว่ากระทบต่อรายการบัญชีไหนบ้างเพื่อบันทึกรายการในสมุดรายวัน เช่น กิจการซื้อสินค้ามาเพื่อขายต่อด้วยเงินสดกระทบต่อรายการเงินสดและสินค้าคงเหลือ เป็นต้น
2. บันทึกรายการในสมุดรายวัน
คือการนำผลการวิเคราะห์มาบันทึกลง สมุดรายวันทั่วไป (Journal Entry) ตามหลักบัญชีคู่
หลักการบัญชีคู่ (Double-entry accounting) คือหลักการพื้นฐานของการทำบัญชี การบันทึกรายการทุกครั้งจะต้องบันทึกลงในบัญชีอย่างน้อย 2 ด้านเสมอ ได้แก่ ด้านเดบิต (Debit) และด้านเครดิต (Credit)
เช่น กิจการซื้อสินค้ามาด้วยเงินสดรวม 1 ล้านบาท จะต้องบันทึกรายการดังนี้:
- เดบิต สินค้าคงเหลือ 1,000,000 บาท
- เครดิต เงินสด 1,000,000 บาท
3. โอนรายการไปบัญชีแยกประเภท
คือการข้อมูลจากสมุดรายวันไปบันทึกลงใน บัญชีแยกประเภท (General Ledger) ของแต่ละเลขบัญชี
เช่น บันทึกยอด 1 ล้านบาท จากรายการซื้อสินค้าคงเหลือด้วยเงินสด ดังนี้
- บันทึกเพิ่ม 1 ล้านบาทในสมุดบัญชีสินค้าคงเหลือ
- บันทึกลด 1 ล้านบาทในสมุดบัญชีเงินสด
4. จัดทำงบทดลองก่อนปรับปรุงรายการ
คือการสรุปยอดเดบิตและเครดิตของแต่ละบัญชีแยกประเภทในงบทดลอง (Trial balance) เมื่อถึงเวลาสิ้นงวด เช่น การปิดบัญชีประจำปี เพื่อตรวจสอบว่าผลรวมระหว่างด้านเดบิตและด้านเครดิตเท่ากันหรือไม่
5. ปรับปรุงบัญชี
คือการบันทึกรายการที่ต้องอยู่ในงบการเงินแต่กิจการยังไม่ได้บันทึกข้อมูลเข้าไป เช่น ค่าเสื่อมราคาที่ปกติต้องอัพเดททุกสิ้นปี เป็นต้น
6. จัดทำงบการเงิน
คือการนำข้อมูลจากงบทดลองหลังจากปรับปรุงแล้วไปจัดทำงบการเงิน ประกอบด้วย
- งบแสดงฐานะทางการเงิน (Statement of Financial Position) หรืองบดุล (Balance Sheet)
- งบกำไรขาดทุน (Income Statement)
- งบแสดงการเปลี่ยนแปลงส่วนของเจ้าของ (Statement of Change in Equity)
- งบกระแสเงินสด (Statement of Cash Flow)
7. ปิดบัญชี
คือการโอนยอดบัญชีรายได้ ค่าใช้จ่ายจากงบกำไรขาดทุนไปยังกำไรสะสมที่อยู่บนงบดุล เพื่อเตรียมเริ่มต้นรอบบัญชีใหม่
ทั้งนี้เพราะงบกำไรขาดทุน (Income Statement) แสดงรายการ “สำหรับปีบัญชี” เท่านั้น ในขณะที่งบดุล (Balance Sheet) แสดงรายการ “ณ สิ้นปีบัญชี” หมายถึงจะมีการยกยอดทบไปเรื่อยๆ การโอนรายการเพื่อสะสมยอดทบในงบดุลสำหรับปีถัดไป
8. จัดทำงบทดลองหลังปิดบัญชี
คือการตรวจสอบยอดคงเหลือของบัญชีถาวรที่อยู่ในงบดุล ได้แก่ สินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของ หลังปิดบัญชี เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลถูกต้องสำหรับรอบบัญชีถัดไป
สรุป
- วงจรบัญชีคือขั้นตอนจัดทำงบการเงิน เริ่มตั้งแต่การบันทึกบัญชี ปรับปรุงรายการ และจัดทำงบการเงิน
- งบการเงิน ประกอบด้วย งบแสดงฐานะทางการเงิน งบกำไรขาดทุน งบแสดงการเปลี่ยนแปลงส่วนของเจ้าของ และงบกระแสเงินสด
